Na pewno nieraz zdarzyło się wam, że pacjent, który przychodził do was na zabiegi fizjoterapeutyczne, był kompletnie nieprzygotowany. Jeżeli zdarza się to dosyć często, może warto poświęcić kilka chwil na to, aby wprowadzić parę zasad w funkcjonowaniu waszego gabinetu, które zapobiegną takim sytuacjom? Często jest tak, że pierwszy kontakt z pacjentem mają osoby pracujące w rejestracji i najlepiej byłoby, gdyby to właśnie one przekazywały najistotniejsze wskazówki pacjentom. Zwłaszcza, że pierwszy kontakt przeważnie polega na umówieniu samej wizyty. W natłoku obowiązków, dzwoniących telefonów i kolejki, która sukcesywnie rośnie zdarza się, że jednak nie są one w stanie przekazać wszystkich najistotniejszych informacji.

Jak zminimalizować ryzyko nieprzygotowania pacjenta do fizjoterapii?

Ryzyko, że nie przekażemy wszystkich najważniejszych informacji wzrasta wraz z liczbą narzędzi, dzięki którym dany pacjent może się u nas zarejestrować na wizytę. Większość gabinetów, oprócz rejestracji osobistej, oferuje także rejestrację telefoniczną czy mailową. Jak to wszystko ogarnąć? Przy rejestracji osobistej najprostsze będzie bezpośrednie przekazanie informacji pacjentowi. Ten sposób może okazać się nie do końca skuteczny, zwłaszcza kiedy termin umówionej wizyty przypada na kolejny miesiąc lub jeszcze później. Najzwyczajniej w świecie taki pacjent może zapomnieć o tym, co miał ze sobą zabrać do fizjoterapeuty. Możemy w tym momencie wspomóc się ulotkami, w których zawarte będą najistotniejsze informacje. Plusem takiej formy jest to, że ulotkę oprócz pacjenta zobaczy jeszcze kilka osób na przykład u niego w domu lub pracy, co będzie dla nas dodatkową reklamą. Co z rejestracją telefoniczną i mailową? Podczas rejestracji telefonicznej zbieracie dane pacjenta imię, nazwisko czy telefon. Do tego zestawu może dołączyć także adres mailowy. Dzięki temu będziecie mieli dodatkowe źródło kontaktu, na które można przesłać wiadomość. W tym przypadku mamy też oczywiście możliwość wysłania SMS-a z instrukcją, jak przygotować się do wizyty u fizjoterapeuty. Przy rejestracji mailowej sprawa jest również całkiem prosta. Odpowiadając na rezerwację terminu wizyty, możemy załączyć lub dopisać w mailu, co pacjent ma ze sobą zabrać i jak się przygotować. Możecie ustawić także szablon automatycznej odpowiedzi, która praktycznie bez waszego udziału udzieli podstawowych informacji pacjentowi. Jeżeli posiadamy stronę www, także na niej możemy umieścić listę „must have” pacjenta podczas pierwszej wizyty. Dobrym pomysłem jest znalezienie na niej miejsca dla FAQ, który odpowie na najczęstsze pytania naszych klientów.

Dodatkowe korzyści z przekazywania powyższych informacji pacjentom przed rozpoczęciem fizjoterapii.

Mogłoby się wydawać, że nie ma sensu przekazywać takich informacji pacjentowi z większym wyprzedzeniem. Jednak oprócz tego, że usprawniają one proces wizyty, to mogą korzystnie wpłynąć na relację na linii pacjent – fizjoterapeuta. Niektóre osoby przychodzące do fizjoterapeuty są zestresowane, a nawet przestraszone. Dzięki krótkiej rozpisce, która w pewnym stopniu przedstawi plan pierwszego spotkania, tacy pacjenci będą wiedzieli, czego się spodziewać. Uchroni to ich przed niepotrzebnymi domysłami i być może pozwoli na mniejszą dawkę stresu. Kolejnym plusem jest pokazanie naszego profesjonalizmu. Podana informacja może być odebrana przez pacjenta jako zapowiedź tego, że trafi do specjalisty, który od samego początku ma plan i wie jak chce go zrealizować. Taka sytuacja zaprocentuje większym zaufaniem do fizjoterapeuty i może od samego początku usprawnić komunikację podczas rehabilitacji.